初めての幹事、まず何から始める？
「今度の飲み会、幹事お願い！」と言われたものの、何から手をつければいいか分からない……。
初めて幹事を任されると、そうなりがちではないでしょうか。
でも幹事の準備は、やる順番さえ分かればそんなに難しくありません。
決めることには順番があるので、上から埋めていけば当日までの準備は終わります。
この記事では、当日までにやること8つを順番に紹介します！
挨拶や乾杯といった当日の進行は入れず、準備に絞ってまとめています。
飲み会の幹事がやること8つ
まずは全体像から。準備は次の8ステップで進みます。
- 参加者と目的を確認する
- 日程を決める
- 予算を決める
- お店の条件を決める
- お店の候補を探す
- お店を決める
- お店を予約する
- 参加者に連絡する
大事なのは上から順にやることです。
たとえば予算が決まっていないのにお店を探し始めると、良さそうなお店を見つけても「これ予算オーバーかも」となって探し直しになります。
1. 参加者と目的を確認する
最初にやるのは、「誰が来るのか」と「何の会なのか」の確認です。
歓迎会なのか、送別会なのか、ただの打ち上げなのか。
目的によってお店の雰囲気も予算も変わります。
参加者も「部署の全員」なのか「気の合うメンバー数人」なのかで、必要なお店の広さが変わってきます。
2. 日程を決める
参加者が見えたら日程です。
候補日を2〜3日ほど出して、参加者に都合を聞きます。
このとき、チャットで「いつが空いてますか？」と聞くより、候補日を出して選んでもらうほうが早いです！
自由に答えてもらうとバラバラの日付が返ってきて、まとめるのに時間がかかります。
日程調整の定番ツールが「調整さん」。
イベント名と候補日を入れて出欠表を作り、URLをグループに送るだけです。ログインも要りません。
3. 予算を決める
次は1人あたりの予算です。
会社の飲み会なら、過去に同じような会がいくらだったかを聞くのが早いです。
飲み放題つきのコースにすると、会計が読みやすくなります◎
単品で頼むと、たくさん飲む人とほとんど飲まない人で不公平になったり、最後に予算をオーバーしたりしがちです。
4. お店の条件を決める
予算まで決まったら、お店の条件を整理します。
探し始める前に条件を固めておくと、候補選びで迷わなくなります。
押さえておきたいのは次の6つです。
- 場所・アクセス — みんなが集まりやすい駅はどこか。駅からの距離も
- 人数 — 何人入れるお店が必要か
- 料理・ジャンル — 居酒屋か、和食か、イタリアンか
- 個室・席 — 個室が要るか。掘りごたつや座敷の希望はあるか
- 喫煙可否 — 喫煙する人がいるか。分煙のお店が必要か
- 飲み放題 — 飲み放題つきのコースにするか
苦手な食べ物やアレルギーがある人がいないかも、この段階で聞いておくと安心です。
5. お店の候補を探す
条件が固まったら候補探しです。
食べログやホットペッパーグルメなら、エリア・ジャンル・予算で絞り込めます。
個室や飲み放題といったこだわり条件も指定できるので、ステップ4で決めた条件をそのまま入れていけば候補が出てきます。
Googleマップの「マップに相談」も便利です！
「新宿で6人入れる個室の居酒屋は？」のように、探したい条件を会話で伝えられます。
候補は3件くらいに絞っておくのがおすすめです。
多すぎると、このあと参加者に選んでもらうときに迷わせてしまいます。
6. お店を決める
候補が集まったら1つに決めます。
ここで知っておくと楽になるのが、幹事が一人で決めなくてもいいということ。
候補を参加者に見せて選んでもらうと、「みんなで決めたお店」になります。
選ぶ側も参加した感が出ますし、幹事が一人でお店の責任を抱えずに済みます。
ここで少しだけ宣伝です！
候補を見せて選んでもらうなら、お店決めの投票に特化した「店決めさん」が便利です。
7. お店を予約する
お店が決まったら予約します。
このときキャンセル規定と人数変更の締切を確認しておきましょう。飲み会は直前の増減がつきものなので、「何日前まで人数を変えられるか」を知っておくと慌てません。
コースを予約する場合は、内容と飲み放題の時間（何分制か・ラストオーダーはいつか）も見ておくと当日の進行が読めます。
8. 参加者に連絡する
予約できたら、参加者への連絡で準備完了です。
連絡に入れる項目は次の5つ。
- 日時（何時にどこ集合か）
- お店の名前と地図のリンク
- 会費
- 集金方法（当日か事前か）
- キャンセルの連絡期限
こんな形で1通にまとめると伝わりやすいです。
【9/12(金) 懇親会のご案内】
日時: 9/12(金) 19:00〜（18:50にお店の前に集合）
お店: 〇〇 新宿東口店（新宿駅東口から徒歩5分）※地図のリンク
会費: 5,000円（当日、受付でお願いします）
変更・キャンセルは9/10(水)までにご連絡ください
情報をバラバラに送らず、1通にまとめるのがポイントです！
参加者があとから見返すときも、この1通を探せば済みます。
まとめ：飲み会幹事の準備チェックリスト
初めての幹事でも、順番どおりに進めれば準備は終わります。
当日までにやることをチェックリストにまとめたので、上から埋めてみてください！
- □ 参加者と目的の確認
- □ 日程（候補日を2〜3日出して聞く）
- □ 予算（1人いくらか・集金方法）
- □ お店の条件（場所・人数・料理・個室・喫煙・飲み放題）
- □ お店の候補（3件ほど）
- □ お店の決定（参加者に選んでもらう）
- □ 予約（キャンセル規定と人数変更の締切も確認）
- □ 参加者への連絡（日時・お店・会費・集金方法・キャンセル期限）
中でも日程調整とお店探しは時間がかかるので、無料のツールに遠慮なく頼ってしまうのがおすすめです◎
幹事の作業を楽にするツールは、こちらの記事にまとめています。
